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Toute entreprise doit être domiciliée à une adresse. Il s’agit de l’adresse du siège social indispensable à des fins administratives, postales, fiscales, etc. Cette formalité est obligatoire que ce soit pour une entreprise individuelle (y compris sous le régime de la micro-entreprise) ou une société (SA, SAS, SASU, SARL, EURL, SCI, SNC, etc.), et ce qu’importe la nature de son activité et sa taille. 

En outre, comme nous le verrons, il n’est pas possible de domicilier son entreprise à n’importe quelle adresse. La domiciliation commerciale représente alors parfois la seule solution. Mais d’autres raisons peuvent pousser un entrepreneur à choisir de domicilier son entreprise dans une société de domiciliation. 

Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation commerciale.

La domiciliation commerciale : qu’est-ce que c’est ?

La domiciliation commerciale fait référence à un service de domiciliation proposé par une entreprise spécialisée dans cette activité. Un contrat commercial de domiciliation entre la société domiciliaire et la société ou l’entreprise domiciliée est alors rédigé et signé par les deux parties. 

Il reprend l’ensemble des options souscrites, la durée d’engagement, les conditions de résiliation, les obligations et droits de chaque partie, etc. En bref, il définit le cadre contractuel de la prestation de service. 

Ainsi, l’entreprise domiciliée dispose d’une adresse professionnelle pour son siège social. En contrepartie, elle verse un loyer mensuel à la société de domiciliation.

Enfin, il faut savoir que la société de domiciliation peut également proposer des services complémentaires, comme : 

• la mise à disposition d’une boîte aux lettres professionnelle ;
• la gestion du courrier ;
• la réception de colis ;
• la mise à disposition d’un espace de travail et/ou d’une salle de réunion ;
• la mise en place d’un standard téléphonique ;

La domiciliation commerciale : pour quelle entreprise ?

Il n’y a aucune restriction pour la domiciliation commerciale. Ainsi, toutes les formes d’entreprise (de la micro-entreprise aux grandes entreprises) ainsi que les associations peuvent être domiciliées auprès d’une société de domiciliation.

En pratique, ce sont principalement les entreprises ne bénéficiant pas de locaux professionnels qui auront davantage recours à la domiciliation commerciale, notamment lorsque le gérant n’a pas la possibilité de domicilier son entreprise à son domicile. 

En effet, il est possible que certaines clauses dans le bail locatif ou le règlement copropriété ne l’autorisent pas.

Enfin, un entrepreneur peut choisir la domiciliation commerciale afin de bénéficier d’une adresse professionnelle plus prestigieuse que celle de son domicile personnel (pour des raisons de marque d’entreprise).

La domiciliation commerciale : quel est le coût moyen ?

Le coût moyen d’une domiciliation commerciale varie selon les sociétés domiciliaires et le caractère prestigieux de l’adresse (rue « de luxe », grande ville, etc.). Il faut compter entre 10 € et 100 € mensuels pour une simple domiciliation. 

À cela s’ajoute le coût des services complémentaires souscrits, par exemple :

• 10 € à 20 € par mois pour la gestion du courrier ;
• 30 € à 200 € par mois pour le standard téléphonique ;
• 50 € par heure pour le service de secrétariat ;
• 300 € à 1 000 € pour la location d’un bureau professionnel à long terme ;

Bon à savoir : la domiciliation commerciale doit être conclue pour une durée minimum de 3 mois. Cependant, il n’existe aucune durée limite de domiciliation auprès d’une entreprise domiciliataire.

L’utilisation de la pointeuse ne date pas d’hier. En effet, son origine remonte à la fin du 19e siècle, à la période de la révolution industrielle. La gestion des temps de travail en entreprise était déjà une préoccupation des gérants et/ou des managers. D’autant plus que les salariés étaient payés au temps et non plus à la tâche (avec l’arrivée du taylorisme). C’est donc à cette époque qu’est née la pointeuse.

Aujourd’hui, avec la digitalisation des entreprises, la pointeuse traditionnelle (avec la carte à poinçonner) a disparu au profit de la badgeuse (système à badge), même si ces deux termes vont souvent de pair. Cependant, même si le fonctionnement de la badgeuse est aussi simple, celle-ci permet d’éviter la saisie des temps de travail dans les logiciels RH grâce à son mode d’enregistrement électronique. 

Associée à un logiciel SIRH, elle offre une gestion automatique des temps de travail. En effet, la gestion des temps de travail est une obligation légale : découvrons tout cela.

La mesure du temps de travail : une obligation légale

Le décompte des temps de travail n’est pas qu’une simple surveillance des salariés, mais bel et bien une obligation légale imposée par le Code du travail. Tous les salariés présents dans ou hors des locaux de l’entreprise sont concernés. 

L’employeur doit donc être en mesure de justifier les horaires de travail pratiqués par ses salariés pour :

• tous les types d’horaires (horaires collectifs ou individuels, temps complet ou temps partiel, etc.) ;
• tous les salariés, y compris les cadres au forfait jour, les personnes en télétravail ou les itinérants, etc. ;
• tous les employeurs qui relèvent du Code du travail (excepté le secteur agricole et le secteur des transports routiers qui sont régis différemment).

Ainsi, toute entreprise, qu’importe sa taille, doit mettre en place un pointage des heures de travail effectuées par les salariés. Néanmoins, la solution mise en œuvre est laissée à la libre appréciation de l’employeur.

Bon à savoir : tous les salariés sont tenus d’accepter le décompte et l’enregistrement de leur temps de travail. En cas de refus, un salarié peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire voire tout simplement d’un licenciement pour cause réelle et sérieuse ou grave.

SIRH avec pointeuse badgeuse : les obligations du Code du travail

Si coupler sa badgeuse avec un SIRH (comme Kelio par exemple) n’est pas obligatoire, recourir à ce type de solution doit toutefois répondre à certaines obligations légales.  

1. La fiabilité du système de pointage : le Code du travail impose un système fiable et surtout infalsifiable. Pour cela, l’enregistrement des données horaires doit être automatique et non manuel.
2. Une technologie de pointage adaptée : la loi impose l’utilisation d’une solution adaptée à l’entreprise et à l’activité de celle-ci. En outre, son installation et son utilisation ne doivent pas nuire aux droits et aux libertés individuelles ou collectives (déclaration à la CNIL et consultation des délégués du personnel, du CE et/ou du CHSCT).
3. Une accessibilité des informations collectées pour l’inspection du travail : toutes les données enregistrées doivent pouvoir être vérifiées par les agents de l’inspection du travail en cas de contrôle.
4. Une accessibilité des informations collectées pour les salariés : ces derniers doivent pouvoir accéder aux données en toute liberté et facilité.

Le siège social étant un élément déterminant d’une entreprise, toutes les questions qui concernent la domiciliation sont vivement réglementées par la législation française (cf domiciliation.com). Par conséquent, comme on peut s’en douter, les prestataires spécialisés dans la domiciliation commerciale des entreprises doivent respecter un certain nombre d’obligations. Contrat de domiciliation, mentions obligatoires, législation autour du domiciliataire et sanctions en cas de manquement, on fait le point sur tout ce que vous devez savoir.

Établir un contrat de domiciliation

Toute domiciliation dans une société commerciale implique la signature d’un contrat de domiciliation entre cette dernière, à savoir le domiciliataire, et l’entreprise domiciliée. C’est en effet ce contrat qui réglemente et fixe les contours de la domiciliation, de l’adresse des locaux aux différents services complémentaires que l’entrepreneur peut avoir souscrits. Ce document indique entre autres le prix de la domiciliation, les conditions de paiement, ainsi que les conditions de résiliation du contrat.

Par conséquent, le contrat de domiciliation est obligatoire pour sceller l’accord entre les deux parties. Toute société qui manquerait à cette règle devrait faire face à de lourdes sanctions. De son côté, si une entreprise ne signe pas de contrat de domiciliation, celle-ci n’est pas reconnue comme officiellement domiciliée. Mieux vaut donc être vigilant et s’assurer du sérieux de la société de domiciliation.

Pour cela, il peut notamment être utile de vérifier que cette dernière dispose bien d’une autorisation préfectorale.

Vérifier les mentions obligatoires

Comme tout contrat, le contrat de domiciliation doit présenter des mentions obligatoires, qui seront bien évidemment vérifiées par les services réceptionnant la demande d’immatriculation. Parmi ces dernières, on retrouve :

• la désignation des deux parties, avec par exemple la dénomination sociale, la forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux et l’adresse du lieu de domiciliation ;
• la durée de la domiciliation et les conditions de renouvellement (reconduction tacite, etc.) ;
• le montant du dépôt de la garantie, le cas échéant ;
• le tarif de la domiciliation ;
• les services complémentaires souscrits par l’entrepreneur (secrétariat téléphonique, réexpédition du courrier, location de salles de réunion, etc.) ;
• les conditions de rupture et de résiliation du contrat ;
• la durée du préavis ;

Respecter un certain nombre d’obligations

De manière générale, une société de domiciliation doit respecter des obligations régies par le code de commerce (articles L.123-10 et suivants, articles R.123-166-1 et suivants). Pour le domiciliataire, il s’agit notamment :

• d’être titulaire d’un agrément délivré par la préfecture compétente (celle du département du siège social de la société), valable pour 6 ans renouvelables ;
• d’être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;
• de mettre les locaux appropriés à disposition de l’entreprise domiciliée pendant toute la durée du contrat (salle de conférence ou de réunion), en plus de s’assurer de la sécurité des lieux ;
• de communiquer tous les 3 mois la liste des domiciliés au cours de la période concernée, et ce, au centre des impôts et à l’ensemble des services fiscaux ;
• d’informer le greffier du tribunal de commerce compétent ou la Chambre des métiers et de l’artisanat si l’entreprise domiciliée ne prend pas connaissance de son courrier au-delà d’un délai de 3 mois ;
• de communiquer tous les renseignements permettant de joindre le dirigeant de l’entreprise concernée si des huissiers de justice munis d’un titre exécutoire en font la demande.

Toutes ces conditions permettent évidemment à l’entreprise domiciliée de souscrire un contrat en toute sécurité.

N’oubliez pas que vous domiciliez l’entreprise, mais que vous allez exercer votre activité quelque part, si c’est chez vous ne négligez pas l’aspect assurantiel.