Le siège social étant un élément déterminant d’une entreprise, toutes les questions qui concernent la domiciliation sont vivement réglementées par la législation française (cf domiciliation.com). Par conséquent, comme on peut s’en douter, les prestataires spécialisés dans la domiciliation commerciale des entreprises doivent respecter un certain nombre d’obligations. Contrat de domiciliation, mentions obligatoires, législation autour du domiciliataire et sanctions en cas de manquement, on fait le point sur tout ce que vous devez savoir.
Établir un contrat de domiciliation
Toute domiciliation dans une société commerciale implique la signature d’un contrat de domiciliation entre cette dernière, à savoir le domiciliataire, et l’entreprise domiciliée. C’est en effet ce contrat qui réglemente et fixe les contours de la domiciliation, de l’adresse des locaux aux différents services complémentaires que l’entrepreneur peut avoir souscrits. Ce document indique entre autres le prix de la domiciliation, les conditions de paiement, ainsi que les conditions de résiliation du contrat.
Par conséquent, le contrat de domiciliation est obligatoire pour sceller l’accord entre les deux parties. Toute société qui manquerait à cette règle devrait faire face à de lourdes sanctions. De son côté, si une entreprise ne signe pas de contrat de domiciliation, celle-ci n’est pas reconnue comme officiellement domiciliée. Mieux vaut donc être vigilant et s’assurer du sérieux de la société de domiciliation.
Pour cela, il peut notamment être utile de vérifier que cette dernière dispose bien d’une autorisation préfectorale.
Vérifier les mentions obligatoires
Comme tout contrat, le contrat de domiciliation doit présenter des mentions obligatoires, qui seront bien évidemment vérifiées par les services réceptionnant la demande d’immatriculation. Parmi ces dernières, on retrouve :
- la désignation des deux parties, avec par exemple la dénomination sociale, la forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux et l’adresse du lieu de domiciliation ;
- la durée de la domiciliation et les conditions de renouvellement (reconduction tacite, etc.) ;
- le montant du dépôt de la garantie, le cas échéant ;
- le tarif de la domiciliation ;
- les services complémentaires souscrits par l’entrepreneur (secrétariat téléphonique, réexpédition du courrier, location de salles de réunion, etc.) ;
- les conditions de rupture et de résiliation du contrat ;
- la durée du préavis ;
Respecter un certain nombre d’obligations
De manière générale, une société de domiciliation doit respecter des obligations régies par le code de commerce (articles L.123-10 et suivants, articles R.123-166-1 et suivants). Pour le domiciliataire, il s’agit notamment :
- d’être titulaire d’un agrément délivré par la préfecture compétente (celle du département du siège social de la société), valable pour 6 ans renouvelables ;
- d’être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;
- de mettre les locaux appropriés à disposition de l’entreprise domiciliée pendant toute la durée du contrat (salle de conférence ou de réunion), en plus de s’assurer de la sécurité des lieux ;
- de communiquer tous les 3 mois la liste des domiciliés au cours de la période concernée, et ce, au centre des impôts et à l’ensemble des services fiscaux ;
- d’informer le greffier du tribunal de commerce compétent ou la Chambre des métiers et de l’artisanat si l’entreprise domiciliée ne prend pas connaissance de son courrier au-delà d’un délai de 3 mois ;
- de communiquer tous les renseignements permettant de joindre le dirigeant de l’entreprise concernée si des huissiers de justice munis d’un titre exécutoire en font la demande.
Toutes ces conditions permettent évidemment à l’entreprise domiciliée de souscrire un contrat en toute sécurité.
N’oubliez pas que vous domiciliez l’entreprise, mais que vous allez exercer votre activité quelque part, si c’est chez vous ne négligez pas l’aspect assurantiel.